失敗しないビジネスメール 20041127日経新聞より

仕事をテキパキこなすのに不可欠な電子メールだが・・・・・
学生時代から使い慣れていても、職場での利用では気をつけなければいけない点もある。

<メール利用で最低守りたい10カ条>

  1. HTML形式ではなくテキスト形式で【リンク】どう違うの?
  2. 件名は簡潔かつ具体的に
  3. まずは相手の会社名や氏名を明記
  4. 「拝啓」や時候のあいさつは不要
  5. 日時は明確に数字で示す
  6. 「機密事項」「社外秘」など重要事項は冒頭に目立つ形
  7. 読みやすさを考え35字程度で折り返す
  8. 機種依存文字は使わない【リンク】機種依存文字とは…
  9. 3〜4MBを超える大容量のファイルを添付する際は事前に相手の了解を
  10. 受信メールの引用は量小限に。やりとりに対応する個所のみ引用

ビジネスメールのマナーとは? ・・・・・※まず基本のチェックから

あなたはこれらを実行しているだろうか・・・。
日時設定がおかしいと、誤った通信記録が残り混乱のもとになる。
メールチェックはビジネスチャンスを逃さないためだけではない。

不適切なメールの例

件名 お知らせ
来週火曜午後三時から新製品○○○の会議をします(^^)。今回はCM戦略などを話し合います。場所はABC会議室です。社長も出席しますので遅刻は厳禁です。

▼▼▼ これを改善すると ▼▼▼

件名 新製品○○○の会議の件
○○株式会社 □□部 副部長 ○川○子様

お世話になります。株式会社△△商品本部の□田□夫です。

次回の、○○○会議の開催予定は、以下のとおりです。

・日時 12月7日(火)午後3時から
・場所 弊社10階 ABC会議室
・議題 CM戦略
     店頭販促のツールについて

よろしくお願いします。

*****************
株式会社△△商品本部 □田□夫
e-mail : abcdefg@・・・・・・


「サーバーにメールをため込みすぎると、容量オーバーで受信不能になる。不要メールをサーバーから削除することが大切」
とマルチメディア振興センター(東京・港)の永井正直・技術調査部長は強調する。
同センターが中心になって発足したEジヤパン協議会は小冊子「快適ビジネス電子メール活用ガイド」をまとめ、今年三月から無料配布を始めた。
専門家の話を総合すると、何よりも「相手に不快感や心理的負担を感じさせないよう配慮する」のが仕事メールのカギといえる。

マネジメントサービスセンター(東京・渋谷)の梅島みよ顧問は
「初対面の際、相手に『メールを差し上げてよろしいですか』と一言断った方がよい」と話す。
文中では「メールで失礼します」と添えたい。
本文はあて名に当たる相手の社名や氏名から書く。
初めて送る相手には「株式会社」「財団法人」なども省かず正式名称を書くのがマナー。
氏名・役職・敬称の順ではなく「副部長○田○男様」などとする。
梅島さんによると「殿」は目上の側が使う敬称なので「様」を使うべきだという。
社内外に同時送信する際、本文冒頭のあて名は
→ 社外の最高役職者・次の人…自社の最高役職者・次の人…の順が望ましい。

メールの件名は「お願い」「お知らせ」としがちだが、「何通も届くと、相手はどれが重要か判断がつかずに困る」とビジネスメールの通信講座の講師も勤めるメーディアハウスA&S(東京・港)の飯田英明取締役は指摘する。

簡潔で内容が分かる件名を考えたい。

ビジネスメールでは「拝啓」などの頭語や時候のあいさつは省く。
「お世話になります」など簡単なあいさつに続き、まず名乗る。
・・・・・※この場合も、初めての相手には正式名称やフルネームで。
続く案件は、商談不成立など伝えにくい内容でも、相手の時間を奪わないよう結論から書く。
・・・・・※理由や事情の説明はその後だ。
箇条書きも取り入れたい。

飯田さんによると、「文章の丁寧さは取引先との電話でのやりとりが目安」。
相手への要求は、「〜していただけませんか」の言い回しが便利。
その上で「不都合があれば、その旨、ご連絡ください」などと添える。

部下でもないのに開封確認を要求するのはぶしつけだ。
この場合も、文中で返事がほしいと伝えよう。
さらに「週明けまでに」など「日時のあいまいな表現は避ける」(飯田さん)。
出張などで相手の読むのが遅くなると、トラブルになりやすいからだ。
「社外秘」「重要」などの文冒は冒頭に置いて「■■重要■■」など記号を使って目立たせよう。
飯田さんは「自分が受信側ならば、多忙でも『読みました。いつまでに回答します』ぐらいは返信すべきだ」と説く。

「クレームや、お礼は素早く」が対応の基本だ。
ただ、メールではおわびの気持ちは伝わりにくい。

トラブル解決には不向きと理解し、相手によって臨機応変に対応したい。